RECORD MANAGEMENT
Gli Archivi
rappresentano, le esperienze e la storia di ogni
Società: l’efficiente gestione di questo patrimonio
è essenziale per un adeguato posizionamento nel
mercato, mirare a nuovi obiettivi e reagire
efficacemente alle improvvise mutazioni di uno
scenario economico non monopolistico.
Gli Archivi,
cioè tutte le informazioni di cui una
Società è titolare, si distinguono in:
|
¬
Correnti: |
ad altissima
frequenza di
consultazione per il
periodo relativo
alla natura delle
informazioni e alla
necessità di una
loro frequente
consultazione; |
|
¬
Pregressi: |
ad alta, bassa e
media frequenza di
consultazione, per
le informazioni che
devono essere
conservate ma non
sono correntemente
utilizzate; |
|
¬
Storici: |
per la custodia
delle informazioni a
seguito di obbligo
legislativo o per
scelta societaria. |
|
|
La frequenza
condiziona l'Architettura hardware, per
ottimizzare e controllare il traffico delle
consultazioni, la Logistica, per garantire
tempi certi di consegna dei documenti e lo
Stoccaggio per ottenerli quando richiesto.
La
“Classificazione” degli Archivi permetterà
di raggiungere facilmente l'informazione
originale qualunque sia il formato
utilizzato per conservarla.
Gli Archivi
Correnti, generati in formato elettronico,
vengono trasformati in cartacei solo su
richiesta.
Per i documenti
cartacei, ma soggetti ad alta o media frequenza di
consultazione, si sceglie la digitalizzazione
definendo i seguenti flussi:
| ¬ Preparazione: |
defascicolatura e
approntamento per la
scansione con
l'inserimento di
codici di apertura e
di chiusura al
cambio di ogni
gruppo di documenti
di contenuto
omogeneo; |
|
¬
Scansione: |
trasposizione del
documento cartaceo,
tramite scanner, su
supporto elettronico
in formato
“immagine”; |
| ¬ Indicizzazione: |
assegnazione di un
“indice” di
riconoscimento
strutturato per il
rapido reperimento
del documento
originale sia in
formato “immagine”
sia in formato
cartaceo; |
| ¬ Masterizzazione: |
accoppiamento e
masterizzazione
delle immagini
registrate e
relativi indici di
ricerca.
L’operazione può
terminare con la
registrazione delle
immagini su CD, per
l’accesso
elettronico, ed il
deposito del
cartaceo
nell'Archivio
Storico. |
|
|
Software
specializzati permettono la consultazione di
tutti gli Archivi ricevendo l'immagine del
documento sul proprio PC, o il documento
originale, prelevato dal deposito secondo
tempi e modalità predefinite.
Gli Archivi
Pregressi e Storici se gestiti da strutture
dedicate e attrezzate, consentono il
recupero di spazi edilizi, risparmi sui
costi di gestione dello stoccaggio,
riqualificazione o assegnazione del
personale ad altre mansioni operative.
