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RECORD MANAGEMENT
Gli Archivi rappresentano, le esperienze e la storia di ogni Società: l’efficiente gestione di questo patrimonio è essenziale per un adeguato posizionamento nel mercato, mirare a nuovi obiettivi e reagire efficacemente alle improvvise mutazioni di uno scenario economico non monopolistico.

Gli Archivi, cioè tutte le informazioni di cui una Società è titolare, si distinguono in:
¬ Correnti:

ad altissima frequenza di consultazione per il periodo relativo alla natura delle informazioni e alla necessità di una loro frequente consultazione;

¬ Pregressi:

ad alta, bassa e media frequenza di consultazione, per le informazioni che devono essere conservate ma non sono correntemente utilizzate;

¬ Storici:

per la custodia delle informazioni a seguito di obbligo legislativo o per scelta societaria.


La frequenza condiziona l'Architettura hardware, per ottimizzare e controllare il traffico delle consultazioni, la Logistica, per garantire tempi certi di consegna dei documenti e lo Stoccaggio per ottenerli quando richiesto.

La “Classificazione” degli Archivi permetterà di raggiungere facilmente l'informazione originale qualunque sia il formato utilizzato per conservarla.

Gli Archivi Correnti, generati in formato elettronico, vengono trasformati in cartacei solo su richiesta. Per i documenti cartacei, ma soggetti ad alta o media frequenza di consultazione, si sceglie la digitalizzazione definendo i seguenti flussi:
¬ Preparazione:

defascicolatura e approntamento per la scansione con l'inserimento di codici di apertura e di chiusura al cambio di ogni gruppo di documenti di contenuto omogeneo;

¬ Scansione:

trasposizione del documento cartaceo, tramite scanner, su supporto elettronico in formato “immagine”;

¬ Indicizzazione:

assegnazione di un “indice” di riconoscimento strutturato per il rapido reperimento del documento originale sia in formato “immagine” sia in formato cartaceo;

¬ Masterizzazione:

accoppiamento e masterizzazione delle immagini registrate e relativi indici di ricerca. L’operazione può terminare con la registrazione delle immagini su CD, per l’accesso elettronico, ed il deposito del cartaceo nell'Archivio Storico.


Software specializzati permettono la consultazione di tutti gli Archivi ricevendo l'immagine del documento sul proprio PC, o il documento originale, prelevato dal deposito secondo tempi e modalità predefinite. Gli Archivi Pregressi e Storici se gestiti da strutture dedicate e attrezzate, consentono il recupero di spazi edilizi, risparmi sui costi di gestione dello stoccaggio, riqualificazione o assegnazione del personale ad altre mansioni operative.

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